法人カードを導入すると経費の支払いはまとまりますが、その代わりに毎月まとまった量の利用明細が届きます。この明細を「引き落とし額だけ見て終わり」にしてしまうと、身に覚えのない請求や重複課金を見逃したり、決算の直前に一年分をさかのぼって確認する羽目になったりします。
この記事では、会計ソフトとの連携そのものではなく、利用明細というデータをどう取得し、どう確認し、どう保存するかという運用面に絞って整理します。会計ソフトへの取り込み方法については法人カードと会計ソフトの連携ガイドを、経費精算の仕組みづくりについては法人カードで経費精算を効率化する記事をご覧ください。
明細は締め日ごとに区切られている
管理を始める前に、明細がどういう単位で作られているかを押さえておきます。カード会社は締め日を基準に一定期間の利用をまとめて明細にしています。
JCBが公開している会員規約（法人用）の第18条（標準期間）では、前月16日から当月15日までを標準期間と定めています。そのうえで第27条では、毎月10日（当日が金融機関等休業日の場合は翌営業日）を約定支払日としています。
三井住友カードの各カードのスペック表では、支払日として15日締め翌月10日払い、または月末締め翌月26日払いが示されています。明細に載る期間と、実際に口座から引き落とされる日は別物だという点を、経理担当者以外にも共有しておくと混乱が減ります。
締め日をまたいだ利用は翌月の明細に載ります。月末に発生した経費が今月の明細に見当たらない場合、支払いが漏れているのではなく、単に翌月分に回っているだけというケースがほとんどです。締め日を把握していれば、無用な確認作業を減らせます。
明細を「見る」から「突き合わせる」へ
明細管理の目的は、大きく3つに分けられます。ひとつは経費として正しく記録すること、ふたつ目は身に覚えのない請求を見つけること、三つ目は不要な支出を洗い出すことです。
1. 帳簿との突合
明細の各行が、帳簿のどの仕訳に対応しているかを確認する作業です。件数が増えるほど手作業では追いつかなくなるため、明細データをそのまま取り込める仕組みを整えるのが現実的です。勘定科目の考え方については法人カードの経費仕訳ガイドで解説しています。
金額を手入力で照合する場面が残る場合は、ノートパソコンにテンキーを追加すると数字の入力が楽になります。
2. 身に覚えのない請求のチェック
不正利用は、少額のテスト決済から始まることがあります。金額が小さいと見過ごされやすいため、金額の大小にかかわらず全行を目で追うのが基本です。対策の全体像は法人カードの不正利用を防ぐ記事にまとめています。
3. 使っていないサブスクリプションの発見
月額課金のサービスは、解約し忘れても請求が静かに続きます。明細を毎月確認していれば、「そういえばこのツールはもう使っていない」という気づきが得られます。年額に換算すると無視できない金額になっていることも珍しくありません。
追加カードが増えたときの明細管理
社員に追加カードを持たせると、明細の行数は一気に増えます。ここで重要なのが、利用者ごとに切り分けて確認できる状態を作ることです。
三井住友カード ビジネスオーナーズのスペック表では、パートナーカードを18枚まで申し込めると記載されています。三井住友ビジネスカードの申し込み対象欄には「カード使用者は20名以下が目安」、三井住友コーポレートカードには「カード使用者は20名以上が目安」という記載があり、規模に応じた設計になっています。
三井住友コーポレートカードのスペック表には、カード利用枠について「貴社全体の総利用枠に加え、カード利用者ごとに利用枠を設定することができます」という記載もあります。利用者ごとに枠を分けておけば、明細も追いやすくなります。
利用枠の考え方はカードによって異なります。三井住友カード ビジネスオーナーズには、リボ・分割・2回・ボーナス一括払いの利用枠やキャッシング利用枠について、本会員が持つ個人カードと合算される旨の注記があります。JCBの会員規約（法人用）でも、複数のカードを持つ場合に利用できる金額の合計が設定額のうち最も高い金額の範囲内となる旨が案内されています。明細を見るときは、この構造も念頭に置いてください。
明細データの保存で押さえるべき法令
Web明細に切り替えると紙の明細が届かなくなります。ここで関係してくるのが電子帳簿保存法です。
国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトには、電子帳簿保存法について「税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、同法に基づく各種制度を利用することで、経理のデジタル化が図れます」と説明されています。
さらに同ページには、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても同法により定められているため、所得税法・法人税法上の保存義務者となる方は、特に「電子取引」について確認するよう案内されています。
制度は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」に分かれており、それぞれ要件が異なります。同サイトには制度別・項目別の解説と一問一答（Q&A）が用意されているため、自社がどの制度に該当するかは一次情報で確認するのが確実です。具体的な対応は顧問税理士にもご相談ください。
制度の全体像を手元で確認しておきたい方は、電子帳簿保存法の解説本も参考になります。
明細を確認する仕組みのつくり方
確認する日を決めてしまう
明細の確認は、時間が空いたときにやろうとすると後回しになります。締め日の翌数営業日など、カレンダーに固定の予定として入れてしまうのが続けるコツです。
担当者と承認者を分ける
明細を確認する人と、内容を承認する人を分けておくと、私的な利用や誤りが見つかりやすくなります。少人数の会社では兼務になりがちですが、月に一度は代表者が全件に目を通す運用にしておくと抑止力になります。
領収書との紐づけルールを決める
明細だけでは「何のための支出か」がわからない行が出てきます。利用した本人が、その場でレシートを撮影して所定の場所に上げる、というルールを決めておくと、後から思い出す手間がなくなります。
撮影や提出までの間、紙のレシートを月ごとにまとめておけるファイルがあると、提出漏れを防ぎやすくなります。
データを定期的に書き出しておく
会員サイトで閲覧できる明細には、遡って参照できる期間の上限が設定されている場合があります。カード会社ごとに条件が異なるため、閲覧できる期間を確認したうえで、定期的にデータを手元に保存しておくと安心です。保存方法は電子帳簿保存法の要件に沿って整える必要があります。
- 締め日の翌営業日に明細を確認する予定をカレンダーに入れる
- 明細の全行を、金額の大小にかかわらず目で追う
- 用途が不明な行に印を付け、利用者に確認する
- 使っていない月額課金サービスがないかチェックする
- 明細データを書き出し、所定の場所に保存する
- 引き落とし日までに口座残高が足りているかを確認する
引き落とし額との照合も忘れずに
明細の確認と同じくらい大事なのが、引き落とし日までに口座残高を確保することです。キャッシング枠を設定している場合、その返済も同じ決済口座から引き落とされます。三井住友カードのキャッシングサービスの案内ページには、返済は元金と利息を合わせた毎月一定額をカード利用代金支払日に決済口座から引き落とすと記載されています。
ショッピング分だけを見て残高を判断すると不足する可能性があります。口座の設定については法人カードの引き落とし口座の指定方法もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q. 利用明細はいつ確定しますか？
締め日を基準に確定します。JCBの会員規約（法人用）第18条では前月16日から当月15日までを標準期間と定めています。三井住友カードのスペック表では15日締めと月末締めの2つが示されています。カードによって異なるため、お手持ちのカードの条件をご確認ください。
Q. Web明細に切り替えると紙の明細は届かなくなりますか？
切り替えの条件や紙明細の扱いはカード会社によって異なります。切り替える場合は、電子データの保存方法を電子帳簿保存法の要件に沿って整えておく必要があります。詳細は国税庁の特設サイトと顧問税理士にご確認ください。
Q. 明細に身に覚えのない請求がありました。どうすればいいですか？
まず利用者本人に心当たりを確認し、それでも不明な場合は速やかにカード会社に連絡してください。連絡先はカード裏面や会員サイトに記載されています。対応の流れは不正利用を防ぐ記事でも触れています。
Q. 社員ごとの利用を分けて見ることはできますか？
追加カードを社員ごとに発行していれば、利用者単位で確認できるのが一般的です。三井住友コーポレートカードのスペック表には、会社全体の総利用枠に加えてカード利用者ごとに利用枠を設定できる旨が記載されています。
Q. 明細データはどのくらい遡って見られますか？
会員サイトで閲覧できる期間はカード会社によって異なります。決算や税務の必要に応じて遡る場面があるため、閲覧期間を確認したうえで定期的にデータを保存しておくことをおすすめします。
Q. 明細と領収書の両方を保存する必要がありますか？
保存が必要な書類や保存方法は、取引の形態や制度によって異なります。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトに制度別の解説と一問一答が用意されているため、そちらと顧問税理士にご確認ください。
まとめ
法人カードの利用明細は、経費の記録・不正利用の発見・不要な支出の洗い出しという3つの役割を持つデータです。締め日と支払日の関係を理解したうえで、毎月決まったタイミングで全行に目を通す仕組みを作ることが、管理の基本になります。
Web明細に切り替える場合は、電子帳簿保存法の要件を踏まえた保存が必要です。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでは、電子取引のデータに関する保存義務や保存方法が同法により定められている旨が案内されています。制度の該当関係は一次情報で確認するようにしてください。
記載した内容は記事執筆時点で各社の公式ページ、会員規約および国税庁のサイトに掲載されていたものです。制度や条件は変更されることがあるため、実際の対応にあたっては必ず公式サイトで最新の情報をご確認いただき、税務の判断は顧問税理士にご相談ください。
