法人カードで支払いをまとめると、経費の記録はカード会社の利用明細に残ります。すると必ず出てくるのが「明細に載っているのだから、手元の紙のレシートは捨ててしまっていいのでは」という疑問です。結論から言えば、利用明細があればレシートを捨ててよい、と単純に言い切ることはできません。捨ててよいかどうかは、何の目的でその書類を保存しているのか、そして電子化の要件を満たしているのかによって変わります。
この記事では、紙で受け取ったレシートや領収書をスキャナやスマートフォンで読み取って保存する「スキャナ保存」という制度に絞って、要件と実務の流れを整理します。カード利用明細そのものの管理方法は法人カードの利用明細を管理する方法を、やり取りした電子データの保存義務については法人カードと電子帳簿保存法をご覧ください。
レシートと利用明細は役割がまったく違う
まず前提を揃えておきます。カード会社が発行する利用明細は、カード会社が「いつ、どこで、いくら決済されたか」を記録したものです。取引の相手方が発行した書類ではありません。
一方でレシートや領収書は、取引の相手方が発行した書類です。消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として取引の相手方が交付した適格請求書等の保存が求められます。この点については法人カードのインボイス対応で詳しく整理していますが、カードの利用明細書は適格請求書には該当しないという理解が出発点になります。
「カード払いにしたから領収書はいらない」という説明を見かけることがありますが、これは制度ごとの要件を混同したものです。法人税の記録として何を残すか、消費税の仕入税額控除に何が必要かは、別々に判断する必要があります。判断に迷う取引は、顧問税理士に確認してください。
紙のレシートを電子化する制度が「スキャナ保存」
国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでは、電子帳簿等保存制度が3つに区分されて案内されています。国税庁のパンフレットでは、1つ目が電子帳簿等保存【希望者のみ】、2つ目がスキャナ保存【希望者のみ】、3つ目が電子取引データ保存【法人・個人事業者は対応が必要】と整理されています。
ここが混乱しやすいところです。紙で受け取ったレシートはスキャナ保存、データで受け取った請求書は電子取引データ保存と、入り口が分かれています。前者は希望者だけが取り組む制度なので、紙のまま保存し続けても差し支えありません。後者はデータで受け取った以上、対応が求められます。
スキャナ保存できる書類
国税庁の「はじめませんか、書類のスキャナ保存」というパンフレットでは、対象となる書類として、取引相手から紙で受け取った書類と、自身が手書などで作成して取引相手に紙で渡す書類の写しが挙げられています。例として契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書などが示されており、決算関係書類は除かれると記載されています。
読み取る書類の枚数が多い場合は、ドキュメントスキャナーがあると読み取りの手間を減らせます。
スキャナ保存のルールを一覧で確認する
国税庁のパンフレットに示されているルールは、書類の区分によって内容が変わります。重要書類は資金や物の流れに直結・連動する書類で、契約書、納品書、請求書、領収書などが例示されています。一般書類は資金や物の流れに直結・連動しない書類で、見積書、注文書、検収書などが例示されています。
| ルール | 内容（国税庁パンフレットの記載） |
|---|---|
| 入力期間の制限 | 作成または受領してから速やか（おおむね7営業日以内）に入力する早期入力方式か、業務処理サイクルの期間（最長2か月以内）を経過した後、速やか（おおむね7営業日以内）に入力する業務処理サイクル方式のいずれか |
| 一定の解像度 | 解像度200dpi相当以上で読み取ること |
| カラー画像による読み取り | 赤色・緑色・青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること |
| タイムスタンプの付与 | 入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプを一の入力単位ごとに付すこと（入力期間内に保存したことを確認できる場合は代替可） |
| ヴァージョン管理 | 訂正・削除の事実や内容を確認できるシステム等、または訂正・削除を行うことができないシステム等を使用すること |
| 帳簿との相互関連性 | スキャナデータと関連する帳簿の記録事項との関連性を確認できるようにしておくこと（一般書類は不要） |
| 見読可能装置等の備付け | 14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ、操作説明書を備え付けること |
| 検索機能の確保 | 取引年月日その他の日付・取引金額・取引先での検索、範囲指定検索、2以上の記録項目の組み合わせ検索ができること |
業務処理サイクル方式を採用する場合について、パンフレットには、書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できると記載されています。規程を作らないまま月末にまとめてスキャンする運用は、要件から外れる可能性があるという点は押さえておきたいところです。
見読可能装置としてカラープリンタの備え付けも求められているため、手元に無い場合は事前に用意しておくと安心です。
検索機能については、税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、範囲を指定しての検索と、2以上の記録項目を組み合わせた検索の要件は不要とされています。小規模な事業者ほど、この扱いを前提に運用を設計すると負担が軽くなります。
紙を廃棄する前に確認したいこと
スキャナ保存を始めるための特別な手続きは、原則として必要ないとパンフレットに記載されています。任意のタイミングで始められる制度です。ただし例外があり、スキャナ保存を始めた日より前に作成・受領した重要書類（過去分重要書類）をスキャナ保存する場合は、あらかじめ税務署に届出書を提出する必要があるとされています。
つまり、これから受け取るレシートを電子化するのか、机に積まれた過去のレシートまで遡って電子化するのかで、手続きの要否が変わります。過去分をまとめて片付けようとして届出を忘れるのは、実務で起こりやすい見落としです。
届出や要件の全体像は、電子帳簿保存法の解説書で一度整理しておくと社内で説明しやすくなります。
法人カードの運用に落とし込む手順
1. レシートを回収する動線を先に作る
電子化の要件を満たすには、まず紙が経理に届く必要があります。法人カードを社員に持たせている場合、決済した本人がその場でスマートフォンで読み取り、経理へ送る流れが最短です。入力期間の制限を考えると、受け取ってからおおむね7営業日以内という感覚を社内で共有しておくと運用が安定します。
2. 対応ソフトを使う
パンフレットには、スキャナ保存の様々なルールを満たして保存するためには、対応ソフト等を使用することが一般的であると記載されています。タイムスタンプやヴァージョン管理を自前で用意するのは現実的ではないため、ここは市販のソフトに任せる領域です。JCBの法人カードサービス一覧のように、カード会社側が連携できる経費精算システムを公開している場合もあります。また、三井住友カードの法人向けサイトでも、法人カードと合わせて使えるサービスが案内されています。使っているカードの公式サイトを先に見ておくと、ソフト選びの範囲を絞りやすくなります。
3. 明細データとの突合ルールを決める
電子化したレシートと、カードの利用明細は別々のデータです。どちらか片方だけを見ていると、レシートが上がってこない決済や、逆に明細に載らない現金払いを見落とします。月次で突き合わせる担当と日付を決めておくと、決算前の慌ただしさが減ります。
電子化を進める目的は、紙を減らすことそのものではなく、証憑がもれなく集まり、必要なときにすぐ取り出せる状態を作ることです。ファイリングの手間が減っても、証憑が集まらなければ意味がありません。回収の動線づくりを先に固めてください。
スキャンするまでの間に紙を一時的に保管する場所として、レシート用のファイルを決めておくと回収漏れに気づきやすくなります。
よくある質問
Q. スキャナ保存は対応しなければならない制度ですか？
国税庁のパンフレットでは、スキャナ保存は希望者のみが取り組む制度として整理されています。対応が必要とされているのは電子取引データ保存です。紙のレシートを紙のまま保存し続けるという選択も可能です。
Q. スマートフォンで撮影したものでも認められますか？
国税庁のパンフレットには、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができると記載されています。ただし解像度や階調などの要件を満たす必要があるため、撮影して終わりではなく、要件を満たすソフトで管理することが前提になります。
Q. 電子化すれば消費税の仕入税額控除の要件も満たせますか？
保存の方法という話と、何を保存すべきかという話は別です。適格請求書等の保存が必要な取引では、その書類を要件どおりに保存することが求められます。詳細はインボイス対応の記事と顧問税理士にご確認ください。
Q. 一般書類は白黒で読み取ってもよいのですか？
パンフレットには、一般書類の場合は白黒階調（グレースケール）で読み取ることもできると記載されています。ただし一般書類向けのルールを採用する場合は、責任者や入力の順序、方法など事務の手続を明らかにした書類を備え付ける必要があるとされています。
Q. タイムスタンプは付けなければいけませんか？
パンフレットには、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、タイムスタンプの付与要件に代えることができると記載されています。使用するソフトがこの確認に対応しているかを、導入前に確認してください。
Q. 制度の内容は変わることがありますか？
電子帳簿等保存制度は改正が続いている分野です。国税庁の特設サイトには制度別・項目別の解説とQ&Aが用意されているため、運用を始める前と、年に一度は内容を確認することをおすすめします。
まとめ
法人カードの利用明細は便利な記録ですが、取引の相手方が発行した書類の代わりにはなりません。紙のレシートを手放したいのであれば、明細を根拠にするのではなく、スキャナ保存の要件を満たして電子化するという道筋をたどることになります。
要件は入力期間、解像度、カラー、タイムスタンプ、ヴァージョン管理、検索機能など多岐にわたりますが、対応ソフトを使えば多くは自動的に満たせます。むしろ社内で決めるべきは、誰が、いつまでに、どうやってレシートを経理に届けるかという動線のほうです。証憑が集まる仕組みさえできていれば、電子化はその上に乗せるだけで済みます。
記載した内容は記事執筆時点で国税庁および各社の公式ページに掲載されていたものです。制度は改正されることがあるため、実際の対応にあたっては必ず公式サイトで最新の情報をご確認いただき、税務の判断は顧問税理士にご相談ください。
