法人カードを使い始めると、利用明細はカード会社の会員サイトでいつでも見られるようになります。紙の明細が届かなくなり、経理がすっきりした実感があるはずです。ただ、その明細データをどう保存するかについては、電子帳簿保存法という別のルールが関わってきます。
この記事では、国税庁が公表している電子帳簿保存法の概要とリーフレットをもとに、法人カードの利用明細や関連書類のうち何が「電子取引データ」に当たり、どう保存すればよいのかを整理します。会計ソフトとの連携そのものについては「法人カードで経費精算を効率化！会計ソフト連携と自動化の方法」も参考になります。
電子帳簿保存法のうち法人カードに関係するのはどこか
国税庁の「電子帳簿保存法の概要」によると、この法律には大きく分けて次の制度が含まれています。
- 国税関係帳簿書類を電磁的記録（データ）で保存する制度
- 国税関係帳簿書類をマイクロフィルムで保存する制度
- スキャナ保存制度
- 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度
このうち1から3は「紙で保存してもよいが、データでも保存できる」という選択制の性格を持ちます。これに対して4つ目の電子取引だけは扱いが異なります。
国税庁は、所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）及び法人税に係る保存義務者について、電子取引を行った場合には、一定の要件の下でその電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと説明しています（電子帳簿保存法7）。
「電子取引」とは何を指すのか
国税庁の同ページでは、電子取引を「取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます）の授受を電磁的方式により行う取引」と定義しています。
具体例として挙げられているのは次のようなものです。
- いわゆるEDI取引
- インターネット等による取引
- 電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）
- インターネット上にサイトを設け、そのサイトを通じて取引情報を授受する取引
最後の項目に注目してください。取引先のWebサイトから請求書や領収書をダウンロードして受け取っているなら、それは電子取引に該当し得ます。法人カードで支払っているクラウドサービスやオンライン広告の請求書は、まさにこの形で受け取っているケースが大半です。
制度の全体像を一冊で確認しておくと、自社のどの書類が電子取引に当たるのかを整理しやすくなります。
電子取引データ保存の3つのルール
国税庁のリーフレット「電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」（令和6年11月）では、原則的な保存ルールが3つ示されています。
1. 改ざん防止のための措置をとること
次のいずれかの措置が必要とされています。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- 受領したデータにタイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存する
- 改ざん防止のための事務処理規程を策定、運用、備付けする
同リーフレットには「専用のシステムを導入しない方法もあります」と明記されており、事務処理規程を作る方法であればシステム投資なしで対応できることが示されています。
2. ディスプレイやプリンタ等を備え付けること
保存したデータを確認するための機器を備え付けることが求められます。通常の業務でパソコンとプリンタを使っている会社であれば、特別な準備は要りません。
3. 日付・金額・取引先の3つで検索できること
加えて、次のいずれかの措置も必要とされています。
- 日付又は金額での範囲指定検索・2つの要素を組み合わせた検索ができること
- 税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じることができること
国税庁のリーフレットには「『基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方』等は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、③の検索要件を満たす必要はありません」という注記があります。小規模な事業者にとっては、検索の仕組みづくりの負担が大きく軽くなる部分です。
検索要件は簡易な方法でも満たせる
専用システムがないと対応できないと思われがちですが、国税庁は簡易な方法を2つ例示しています。
- 表計算ソフト等で索引簿を作成し、索引簿を使用して電子取引データの検索を可能とする方法
- 規則性をもったファイル名（日付・金額・取引先の順番で表記）のデータを特定のフォルダに集約することにより、取引データの検索を可能とする方法
2つ目の方法であれば、ダウンロードしたPDFのファイル名を「20260401_110000_○○商店.pdf」のような形式に整えて1つのフォルダに集めるだけです。ファイル名の付け方を社内で統一するだけで対応できるということになります。
集めたデータは、パソコン本体だけでなく外付けの記憶装置にも控えを残しておくと、機器の故障に備えられます。
原則どおりに対応できない場合の猶予措置
同じリーフレットには、原則的な保存ルールへの対応が間に合わない場合の猶予措置も記載されています。次の2つの両方を満たす場合には、電子取引データを保存しておくだけでよいとされています。
- 原則的な保存ルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合
- 税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めと、電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに、それぞれ応じることができるようにしている場合
国税庁は「事前届出は不要で、『人手不足』『システム整備の資金不足』『システム整備が間に合わない』なども相当の理由として認められます」としています。届出をしなくても適用され得る措置である点は押さえておきましょう。
猶予措置が認められる場合でも、電子取引データそのものを保存しなくてよいわけではありません。国税庁のリーフレットでも「まずは、電子取引データを消さずに保存することが重要」と案内されています。データを削除してしまえば、猶予措置の要件も満たせなくなります。
法人カードを使う会社が実務で気をつけたいこと
会員サイトで「見られる」ことと「保存している」ことは違う
カード会社の会員サイトでは、過去の利用明細を一定期間さかのぼって閲覧できます。ただし、閲覧できる期間には限りがあるのが一般的です。保存義務の期間より閲覧可能期間が短ければ、後から取り出せなくなるおそれがあります。明細をダウンロードして自社の管理下に置く運用にしておくほうが安全です。
紙で受け取ったレシートは電子取引ではない
店頭で受け取った紙のレシートは電子取引ではありません。紙のまま保存するか、要件を満たしてスキャナ保存に切り替えるかを選ぶことになります。同じ経費でも、紙で受け取ったかデータで受け取ったかで適用されるルールが分かれるため、経費精算の運用を決めるときはこの違いを前提にしてください。
スキャナ保存を選ぶ場合は、書類スキャナーがあると読み取りの手間を減らせます。保存要件を満たすかどうかは運用の方法によるため、国税庁の資料もあわせて確認してください。
メールに添付された請求書も電子取引
取引先からメールに添付された請求書PDFを受け取っている場合、それも電子取引に該当します。メールボックスに置いたままにせず、保存ルールに沿って管理してください。
「このカードなら電帳法に対応できる」という表現に注意
カード選びの情報を見ていると、特定のカードや管理ツールを使えば電子帳簿保存法に対応できる、という言い回しに出会うことがあります。しかし、保存義務を負っているのは事業者側であり、対応の主体もカードではなく事業者の保存方法です。
カードや周辺サービスが役立つのは、明細をCSVで出力できる、証憑ファイルを取引に紐づけられる、といった作業の支援部分です。ツールを導入したから自動的に要件を満たす、という関係ではないことを踏まえて判断しましょう。
よくある質問
Q. 電子取引データを印刷して紙で保存するだけでよいですか？
国税庁は、電子取引を行った場合には一定の要件の下で電磁的記録を保存しなければならないとしています。紙に印刷して保存する方法だけで足りるかについては、猶予措置の要件を満たすかどうかによって扱いが変わります。判断に迷う場合は所轄の税務署や税理士にご確認ください。
Q. 改ざん防止のための事務処理規程はどこで手に入りますか？
国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでは、各種の資料やチェックシートが公開されています。同サイトにはQ&Aや説明動画も掲載されているため、まずはそちらを確認するのが早道です。
Q. 索引簿はどのような項目を作ればいいですか？
国税庁のリーフレットに示されている例では、連番・日付・金額・取引先・備考という列で構成されています。備考欄には請求書・注文書・領収書といった書類の種類が記載されています。
Q. 検索要件が不要になる売上高の基準はいくらですか？
国税庁のリーフレットには「基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方」等と記載されています。この場合も、電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが前提です。
Q. 猶予措置を使うのに事前の届出は必要ですか？
国税庁のリーフレットには「事前届出は不要」と明記されています。ただし、要件を満たしているかどうかは実態で判断されるため、データの保存自体は続けてください。
Q. 電子帳簿保存法は改正されることがありますか？
はい。電子帳簿等保存制度は改正が行われてきた経緯があり、国税庁のページでも改正の概要をまとめた資料が公開されています。実務で判断する際は、その時点の最新の資料を確認することをおすすめします。
まとめ
法人カードそのものが電子帳簿保存法の対象になるわけではありません。関係してくるのは、カードで支払っている取引について、請求書や領収書をデータで受け取っている場合です。この場合、電子取引データの保存というルールが適用されます。
対応の柱は、改ざん防止の措置・機器の備付け・検索できる状態の3つです。索引簿やファイル名の統一といった簡易な方法も国税庁から示されており、猶予措置も用意されています。まずは自社が受け取っているデータを棚卸しして、どこまで保存できているかを確認するところから始めましょう。
制度は改正されることがあります。実際の対応にあたっては、必ず国税庁の最新の資料を確認するか、税理士にご相談ください。
