会計ソフト、チャットツール、ストレージ、デザインツール、広告管理ツール。気づけば毎月いくつものサブスクリプションサービスに料金を払っている、という会社は珍しくありません。1件あたりは数千円でも、積み上がると年間で数十万円規模になっているケースもあります。
やっかいなのは、金額そのものより「何にいくら払っているか誰も把握していない」という状態です。この記事では、法人カードを軸にサブスクの支払いを管理し、解約漏れを防いでコストを見える化する具体的な進め方を解説します。
サブスクが増えると何が起きるか
契約者が分からなくなる
各担当者が自分の判断でツールを契約すると、支払い方法も申込者もバラバラになります。担当者が異動したり退職したりすると、そのサービスの管理アカウントにアクセスできる人がいなくなり、解約したくても解約できないという状態に陥ります。
無料トライアルから自動で課金が始まる
多くのSaaSは、無料期間が終わると自動的に有料プランへ移行します。試しに登録したまま忘れていると、翌月から課金が始まっているというのはよくある話です。
年払いへの切り替えや値上げに気づかない
月額から年額へ自動で切り替わる契約や、プラン改定による値上げも、明細を追っていなければ気づけません。気づいたときには1年分がまとめて引き落とされていたということも起こり得ます。
使っていないのに払い続ける
プロジェクトが終わったのにツールだけ生き残っている、人数が減ったのに契約席数がそのまま、といった状態は、コストとして静かに積み上がります。
固定費の見直しを進めるなら、経費削減の考え方を一冊で押さえておくのも一つの方法です。
法人カードに集約すると何が変わるか
支払いを1枚の法人カードに寄せる最大の効果は、カード明細がそのままサブスクの一覧表になることです。どんな管理ツールを導入するより先に、これをやるだけで状況がかなり見えるようになります。
- 毎月の明細を見れば、契約中のサービスがひととおり分かる
- 課金サイクル（毎月か年1回か）が明細の並びから読み取れる
- 会計ソフトと連携していれば、仕訳も自動で作られる
- 担当者ごとの立替精算がなくなり、経理の作業が減る
会計ソフトとの連携を含めた自動化の全体像は「法人カードで経費精算を効率化！会計ソフト連携と自動化の方法」で扱っています。
実践：サブスク管理を立て直す5ステップ
ステップ1．過去3か月分の明細を書き出す
まずは現状把握です。法人カードの利用明細を3か月分、CSVでダウンロードします。3か月分あれば、毎月課金のサービスはひととおり拾えます。年払いのサービスを取りこぼさないよう、可能なら12か月分を見ておくとより確実です。
個人カードで立て替えているサービスがあれば、それも合わせて洗い出します。ここが抜けると棚卸しの意味が薄れます。
ステップ2．契約台帳を作る
洗い出したサービスを表にまとめます。最低限、次の項目があれば管理できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| サービス名 | 明細の表記と実際のサービス名が違うことがあるので両方書く |
| 管理者 | 解約権限を持つ社内の担当者 |
| 用途 | 何のために使っているか（1行で） |
| 課金サイクル | 月額／年額の別 |
| 次回更新日 | 解約を検討する期限の目安になる |
| 支払いカード | どのカードで決済しているか |
「明細の表記」を書いておくのがコツです。サービス名と請求名義が異なるSaaSは多く、後から明細を見返したときに照合できなくなります。
台帳を表計算ソフトで作る場合は、並べ替えや集計の操作をまとめた解説書があると作業を進めやすくなります。
ステップ3．支払いカードを統一する
台帳ができたら、支払いカードを1枚に寄せていきます。各サービスの管理画面から決済カードを変更するだけなので、作業自体は難しくありません。
ただし、まとめすぎると1枚のカードに月々の請求が集中し、利用可能枠を圧迫します。年払いが重なる月に枠が足りなくなると、決済エラーでサービスが止まる恐れがあります。年払いのサービスがどの月に集中しているかを台帳で確認してから、集約の範囲を決めてください。
ステップ4．サービス単位でバーチャルカードを使う
もう一歩進めたい場合は、バーチャルカードの活用が有効です。サービスごとに専用のカード番号を発行しておけば、明細を見ただけでどのサービスの請求か判別できますし、使わなくなったカード番号を止めておけば意図しない再課金も防げます。
ただし後述するように、カードを止めることと契約を解約することは別の話です。バーチャルカードの仕組みについては「法人バーチャルカードとは？即日発行できるおすすめと選び方」で詳しく扱っています。
ステップ5．四半期に一度、棚卸しをする
台帳は作って終わりでは意味がありません。四半期に一度、次の観点で見直す時間を取りましょう。
- この3か月で1度も使わなかったサービスはないか
- 契約席数と実際の利用人数が合っているか
- プラン改定で金額が変わっていないか
- 機能が重複しているサービスを二重に契約していないか
- 退職者のアカウントが残っていないか
見落としやすい落とし穴
カードを止めても契約は残る
これはとても大事なところです。カードの利用を停止しても、サービスとの契約が自動的に終わるわけではありません。決済ができないまま契約が続き、未払いが積み上がって後から請求される可能性があります。解約したいときは、そのサービスの管理画面から正規の解約手続きを行ってください。カードを止めるのは、あくまで解約手続きを終えた後の念のための措置です。
カード更新で決済が一斉に止まる
カードの有効期限が切れて新しい番号になると、登録している全サービスの決済が同時に失敗します。カードの更新時期が近づいたら、台帳を見ながら登録情報を差し替える段取りを組んでおきましょう。カード番号が変わらない方式で切り替えられるカード会社もあるため、切り替え時は発行会社の案内を確認してください。
日本円表示でも外貨取引になっていることがある
海外製のSaaSでよくあるのがこのパターンです。三井住友カードは海外でのご利用にあたってのページで、海外事務処理手数料の説明として「日本語表記のインターネットサイトや通信販売などであっても、外貨でのお取引となる場合があります」と明記しています。請求額が毎月わずかに動くサービスは、外貨建て決済である可能性を疑うとよいでしょう。
つまり、サイトが日本語で、金額が日本円で表示されていても、決済の中身が外貨建てなら海外事務処理手数料が上乗せされるということです。手数料の料率はカード会社ごとに異なり、改定もされます。詳しくは「法人カードの海外利用手数料を比較｜為替の換算ルールと確認すべき料率」を参照してください。
領収書の保存方法が変わっている
サブスクの請求書や領収書は、メールやWebサイト上で受け取ることがほとんどです。こうした電子的にやりとりした取引情報は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当し、データでの保存が求められる区分に入ります。制度の内容は国税庁「電子帳簿保存法関係」のページで確認できます。
あわせて、消費税の仕入税額控除には原則として適格請求書の保存が必要です。海外事業者が提供するサービスの場合、日本の適格請求書発行事業者の登録がないこともあります。自社の処理がどうなるかは国税庁のインボイス制度特集ページを確認したうえで、顧問税理士に相談するのが安全です。
サブスクの領収書は、ダウンロードできる期間が決まっているサービスがあります。解約すると管理画面にログインできなくなり、過去の領収書を取り出せなくなることも。解約する前に、必要な期間分の領収書データをダウンロードしておきましょう。
ダウンロードした領収書データは、パソコン本体だけでなく外付けの記憶装置にも控えを残しておくと、機器の故障に備えられます。
承認なしで契約できる状態を放置しない
法人カードの番号が社内で広く共有されていると、決裁を通さずに新しいサービスを契約できてしまいます。カードを渡す範囲と、契約前の承認フローは社内規程で決めておくのが安全です。管理の考え方は「法人カードの不正利用を防ぐ！社内ルールとセキュリティ対策」も参考になります。
よくある質問
Q. サブスク専用に法人カードをもう1枚作るべきですか。
サブスクの本数が多く、金額も大きいなら分ける価値はあります。明細がサブスクだけになるため棚卸しが簡単になり、利用可能枠の管理もしやすくなります。ただしカードが増えると管理対象も増えるので、本数と金額を見て判断してください。
Q. どのくらいの頻度で棚卸しをすればよいですか。
四半期に一度が目安です。年1回だと、使っていないサービスの費用を最大で11か月分無駄に払うことになります。決算期に合わせて年4回のタイミングを決めておくと、習慣として定着しやすくなります。
Q. 年払いと月払いはどちらがよいですか。
年払いは割引が効くサービスが多い一方、途中解約しても返金されない場合があります。長く使い続けることが決まっているサービスは年払い、まだ判断がついていないものは月払い、という切り分けが実務的です。
Q. カードの利用可能枠が足りなくなったらどうしますか。
増枠の申請をするか、支払いを複数のカードに分散する方法があります。増枠については「法人カードの限度額を上げる方法！増額審査を通すコツを解説」を参考にしてください。
Q. サブスクの勘定科目は何になりますか。
通信費、支払手数料、消耗品費、ソフトウェア関連の科目など、サービスの性質と会社の会計方針によって分かれます。金額が大きく利用期間が長いものは、資産計上の検討が必要になる場合もあります。判断に迷う場合は税理士に確認してください。
Q. 退職者が契約したサービスの解約方法が分かりません。
まずはサービス提供元のサポート窓口に、法人としての契約であることを伝えて相談するのが基本です。こうした事態を避けるため、台帳には管理者名だけでなく、登録メールアドレスも記録しておくとよいでしょう。共有メールアドレスで契約する運用にしておけば、担当者が変わっても引き継げます。
まとめ
サブスクの支払いを法人カードに集約すると、カード明細がそのまま契約の一覧になり、コストの見える化が一気に進みます。過去3か月分の明細を書き出し、契約台帳を作り、支払いカードを統一し、必要ならバーチャルカードでサービス単位に分け、四半期ごとに棚卸しをする。この流れが基本形です。
注意したいのは、カードを止めても契約は残ること、カード更新で決済が一斉に止まること、日本円表示でも外貨取引になっている場合があること、そして領収書の保存が電子取引の区分に入ることです。とくに解約時は、正規の手続きを踏んだうえで領収書データを先に確保しておくのが安全です。
この記事の内容は記事執筆時点で公開されている情報にもとづいています。カード会社の手数料や税務の取扱いは変更されることがあるため、実務に落とす前に必ず各社の公式サイトと国税庁の最新情報をご確認ください。
