事務所の電気代、ガス代、水道代。毎月きまって出ていく費用なのに、支払い方法を見直したことがないという事業者は少なくありません。これらを法人カード払いに切り替えると、経理の手間が減り、ポイントも積み上がり、支払いのタイミングを後ろにずらせます。金額が大きいわけではなくても、毎月続く固定費だからこそ効果が出やすい領域です。
一方で、切り替えには意外な落とし穴もあります。契約の種類によってはカード払いを選べなかったり、切り替えが完了するまで1〜2か月かかったり、請求書や領収証が発行されなくなったり。この記事では、法人カードで公共料金を支払うメリットと、切り替え前に確認しておきたい実務ポイントを整理します。
公共料金のカード払いはどういう仕組みか
まず仕組みを押さえておきましょう。公共料金のクレジットカード払いは、レジでカードを出す買い物とは形が違います。
東京電力エナジーパートナーは公式サイトで、クレジットカード払いを「毎月の電気・ガス料金等をクレジットカード会社が当社に立替払いし、カード利用代金としてお客さまに請求するお支払い方法です」と説明しています。東京都水道局も同様に、事前に登録して継続的にカードで支払う方法であり、窓口でカードを提示して直接支払う方法ではないと明記しています。
つまり、事前に申し込んで登録しておくと、以後は毎月自動的にそのカードへ請求が回るという形です。口座振替の引き落とし先が銀行口座からカードに変わったイメージに近いといえます。
法人カードで公共料金を払う5つのメリット
支払い先を1枚のカードにまとめられる
電気は口座振替、ガスは払込票、水道は別口座、という状態は、それだけで管理コストがかかります。支払い先をカードに集約すると、確認するのは月1回のカード明細だけになります。払込票の期限切れや、残高不足による引き落とし失敗といった事故も減らせます。
会計ソフトへの自動取込で仕訳が楽になる
法人カードを会計ソフトと連携させておけば、公共料金の支払いもカード明細と一緒に自動で取り込まれます。事業者名が明細に載るため、仕訳ルールを一度設定すれば水道光熱費として自動的に振り分けられます。経費精算の自動化については「法人カードで経費精算を効率化！会計ソフト連携と自動化の方法」でも詳しく扱っています。
支払いのタイミングを後ろにずらせる
口座振替なら検針後まもなく口座から引き落とされますが、カード払いならカードの締め日と支払日を経てから引き落とされます。数週間から1か月程度、手元資金が長く残る計算になります。金額そのものは変わらなくても、資金繰りの観点では意味があります。
ポイントが積み上がる
公共料金は毎月続く支出なので、還元率が低くても年間で見ればまとまった額になります。ここで注意したいのは、国税のクレジットカード納付のように利用者が決済手数料を負担する仕組みとは前提が異なる点です。電気・ガス・水道の公式案内では、カード払いを選んだことによる追加手数料の記載が見当たらないケースが一般的ですが、扱いは事業者ごとに違います。契約先の案内を確認してから判断してください。税金の納付でどう手数料がかかるかは「法人カードで税金を納付する方法｜決済手数料とポイント還元の損得を整理」で整理しています。
公私の区分がはっきりする
自宅兼事務所の場合、個人の口座から事業分の光熱費が出ていると、家事按分の計算や証憑の整理が煩雑になります。事業用の契約を法人カードに寄せておけば、明細を見ただけで事業支出だと判別できる状態を作れます。
家事按分や水道光熱費の仕訳で迷う場合は、勘定科目の考え方をまとめた本が手元にあると確認しやすくなります。
公共料金のカード払いは「大きく得をする施策」というより、「毎月の作業を減らしながら、少しずつ積み上がる施策」です。導入の手間は最初の1回だけで、効果は契約が続く限り継続します。手をつける優先度は高めに見てよい領域です。
切り替え前に確認したい実務ポイント
契約の種類によってはカード払いを選べない
ここは見落としやすいところです。東京電力エナジーパートナーは公式サイトで「高圧・特別高圧をご契約のお客さまはご利用いただけません。口座振替をご利用ください」と、クレジットカード支払いの対象外を明示しています。工場や大型店舗など、高圧受電の契約をしている事業所ではカード払いを選べないということです。
低圧契約の事務所や店舗であれば申し込めますが、契約種別によって扱いが違う点は、他の電力会社やガス会社でも同様の可能性があります。まずは自社の契約種別を確認するところから始めましょう。
切り替えが完了するまでに1〜2か月かかる
東京電力エナジーパートナーは「クレジットカード支払いの開始は、お申込み完了後、1〜2ヶ月程度お時間がかかる場合があります」と案内しています。また、開始前の料金については従前の支払い方法で払う必要があるとしています。郵送での申込みの場合、申込書が手元に届くまで約1週間かかるとも記載されています。
つまり、「今月から切り替えたい」と思っても即日では変わりません。決算期や繁忙期を避けて、余裕のあるタイミングで手続きするのが現実的です。
請求書・領収証が発行されなくなる
これは経理の実務に直結します。東京電力エナジーパートナーは「当社は、請求書および領収証を発行いたしませんので、クレジットカード会社がお届けする明細書をご覧ください」と明記しています。
ここで問題になるのが、消費税の仕入税額控除に必要な証憑です。カード会社の利用明細は、あくまでカード会社が発行するもので、取引先が発行した請求書ではありません。検針票や事業者のWeb会員サイトで確認できる料金明細を、あわせて保存しておく運用が必要になります。インボイス制度の要件は国税庁のインボイス制度特集ページで確認できます。
カード払いに切り替えると、これまで手元に届いていた請求書が来なくなります。切り替えと同時に「事業者のWeb明細をどこに、誰が、いつ保存するか」を決めておかないと、後になって証憑が揃わない事態になりかねません。担当者と保存場所を先に決めておきましょう。
紙で届く検針票や印刷したWeb明細は、月ごとにクリアファイルへ分けて保管しておくと証憑を揃えやすくなります。
請求の月がずれることがある
これも実務でつまずきやすいポイントです。東京電力エナジーパートナーは「クレジットカード会社の締切日と東京電力の検針日との関係、その他の事務上の都合により、2か月分の電気・ガス料金等がまとめて請求される場合があります」と案内しています。
東京都水道局も同様に、「クレジットカード会社の締切日と水道局の検針日との関係又はその他の事務処理上の都合により、2か月に1回の検針であっても、クレジットカード会社からの請求月が連続する場合や、2か月以上の間隔をあけて請求される場合があります」と説明しています。
月次で損益を見ている会社では、水道光熱費が「0円の月」と「2か月分の月」に分かれると、月次推移が読みにくくなります。カード明細をそのまま経費計上するのではなく、検針票の対象期間を見て処理する運用にしておくと、数字が安定します。
対象期間ごとに金額を振り分けて集計するときは、経理向けの電卓があると計算がはかどります。
カードを変更したときの手続き
カードを切り替えるときの扱いも、事業者によって違います。東京電力エナジーパートナーは、カード番号や有効期限が変更になった場合もインターネットから申し込むよう案内しており、新カードの登録が完了すると旧カードへの請求は自動的に解約されるため二重請求にはならないとしています。
東京都水道局は、カードを別のものに変えたい場合は再度新規の申込みが必要としたうえで、カード番号や有効期限の変更については、水道局と契約しているカード会社から通知されて自動的に継続されると説明しています。ただし、それ以外のカード会社のカードは継続できない場合があるため、カード会社に問い合わせるよう案内しています。
カードの利用可能枠と還元条件
公共料金の金額が大きい事業所では、毎月の枠を一定量使い続けることになります。仕入れや広告費と同じカードに集約する場合は、利用可能枠の残りを意識しておきましょう。また、カードによっては公共料金の支払いをポイント還元の対象外としたり、還元率を下げたりしている場合があります。手元のカードの扱いは、必ずカード会社の公式サイトで確認してください。
どの費目から切り替えるべきか
すべてを一度に切り替えようとすると手続きが重くなります。効果と手間のバランスで考えると、次の順番が取り組みやすいでしょう。
| 優先度 | 費目 | 理由 |
|---|---|---|
| 高 | 電気・通信費 | 金額が大きく、オンラインで申し込めることが多い |
| 中 | ガス | 事業所によって金額の差が大きい |
| 低 | 水道 | 自治体ごとに手続き方法が異なり、郵送が必要な場合もある |
水道は事業者が自治体になるため、対応状況や申込方法が地域によってばらつきます。東京都水道局のようにアプリから申し込める自治体もあれば、申込書の郵送が必要な自治体もあります。まずは電気と通信費から着手して、水道は時間のあるときに回すという進め方が現実的です。
参考にした公式ページ
よくある質問
Q. 個人名義のカードで法人契約の公共料金を払えますか。
技術的に登録できる場合はありますが、経理上は代表者の立替として処理することになり、公私の区分が曖昧になります。事業用の支出は法人カードに寄せておくほうが、決算時の整理が楽になります。
Q. カード払いにすると口座振替割引がなくなりますか。
電力会社やガス会社によっては、口座振替を選んだ場合の割引を設けていることがあります。割引の有無と金額は契約先ごとに異なるため、切り替え前に契約している事業者の公式サイトで確認してください。割引額とポイント還元額を比べて判断するのが確実です。
Q. 途中で口座振替に戻せますか。
支払い方法の変更手続きは、多くの事業者で受け付けています。ただし切り替えには一定の期間がかかるため、変更のタイミングは余裕をもって考えたほうがよいでしょう。
Q. 支店や複数拠点の料金をまとめて1枚のカードで払えますか。
契約ごとに申し込みが必要になるのが一般的です。同じカードを複数の契約に登録できるかどうかは事業者の運用によるため、契約先に確認してください。拠点ごとにカードを分ける方法もあります。
Q. カードが期限切れになったらどうなりますか。
事業者とカード会社の間で更新情報が連携されていれば自動で継続されますが、連携の対象外だと支払いができなくなります。東京都水道局のように「水道局と契約しているカード会社」から通知される仕組みを取っている場合、それ以外の会社のカードは継続できないことがあると案内されています。有効期限が近いカードを登録している場合は、事前に確認しておきましょう。
Q. 経費の勘定科目は何になりますか。
電気・ガス・水道はいずれも水道光熱費として処理するのが一般的です。ただし製造業で製造原価に振り分ける場合など、業種や会社の会計方針によって扱いは変わります。勘定科目の使い分けについては「法人カードの経費仕訳ガイド｜勘定科目の使い分けを解説」も参考にしてください。
まとめ
公共料金を法人カード払いに切り替えると、支払い先の一本化、会計ソフトへの自動取込、支払いタイミングの後ろ倒し、ポイントの積み上げ、公私の区分の明確化といった効果が得られます。毎月続く固定費なので、一度整えれば効果が継続するのが利点です。
一方で、高圧・特別高圧の契約ではカード払いを選べないこと、切り替えに1〜2か月かかること、請求書と領収証が発行されなくなること、請求月がずれる場合があることは、事前に押さえておきたい実務ポイントです。とくに証憑の保存方法は、切り替えと同時に社内ルールを決めておくのが安全です。
なお、ここで紹介した内容は東京電力エナジーパートナーと東京都水道局の公式案内にもとづくもので、記事執筆時点の情報です。取り扱いは事業者ごとに異なり、変更されることもあります。手続きの前に必ず契約先の公式サイトで最新の案内をご確認ください。
